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Mitarbeiter erfolgreich verabschieden - Offboarding
Mitarbeiter/-innen verlassen aus den unterschiedlichsten Gründen das Unternehmen. Und aktuelle Umfragen zeigen, dass die Bereitschaft dafür enorm gestiegen ist. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter an sich zu binden - selbst dann noch, wenn die Entscheidung für den Abschied bereits getroffen ist. Aber nicht nur die langfristige Mitarbeiterbindung ist das Ziel eines erfolgreichen Offboardings. Lesen Sie hier, welche Schlüsselfaktoren und Fallstricke Sie noch beachten sollten.
Was ist Offboarding?
Offboarding, oft auch “Exit Management” genannt, ist der Prozess des Abschieds von Mitarbeiter/-innen, der oft vernachlässigt wird, obwohl er genauso wichtig ist wie das Onboarding. Die Trennung von Mitarbeitenden kann sowohl für das Unternehmen als auch für die Person selbst eine schwierige Zeit sein. Es ist daher entscheidend, dass der Offboarding-Prozess gut geplant und durchgeführt wird, um eine positive Erfahrung für alle Beteiligten zu gewährleisten.
Warum ist Offboarding wichtig?
Ausscheidende Mitarbeitende professionell zu begleiten ist aus mehreren Gründen sinnvoll und sollte daher nicht vernachlässigt werden. Denn es hat Auswirkungen auf das Unternehmensimage, das Teamgefüge, die betroffenen Ex-Mitarbeitenden und im schlimmsten Fall gibt es rechtliche Schwierigkeiten. Ein gut durchgeführter Offboarding-Prozess ist somit die Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Ablauf und verfolgt folgende Ziele:
- Unternehmen schützen: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, kann es zu Sicherheitsrisiken besonders in Bezug auf den Datenschutz kommen, wenn die- oder derjenige Zugang zu vertraulichen Informationen oder Systemen hat. Ein gut durchgeführter Offboarding-Prozess stellt sicher, dass der Zugang zu sensiblen Informationen und Systemen entfernt wird.
- Beziehungen pflegen: Eine positive Erfahrung beim Abschied kann dazu beitragen, dass ehemalige Mitarbeiter/-innen als Botschafter für das Unternehmen fungieren und bei Bedarf als Referenzen dienen. Außerdem können Sie so vermeiden, dass die betroffene Person negative Bewertungen zu Ihrem Unternehmen beispielsweise auf Kununu & Co. abgibt.
- Gesetzliche Vorschriften einhalten: Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Vorschriften ist ein wichtiger Aspekt beim Offboarding. Gerade bei Kündigungen von Unternehmensseite gibt es einige Regeln zu befolgen.
- Mitarbeiter binden: Ein professioneller Offboarding-Prozess kann dazu beitragen, dass Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, sich positiv an ihre Zeit im Unternehmen erinnern und möglicherweise in Zukunft zurückkehren. So schaffen Sie eine nachhaltige Beziehung mit ihren Ex-Mitarbeitenden - und gleichzeitig wächst ihr Talentpool.
- Arbeitsmoral stärken: Die ausscheidende Person ist nicht die einzige Betroffene im Unternehmen. Das zurückbleibende Personal profitiert ebenfalls von einem transparenten Exit-Management. Im besten Fall führt es zu einer höheren Motivation und Arbeitszufriedenheit, zumindest verhindert es aber Unzufriedenheit durch den Verlust von Kolleg/-innen.
Wie Sie den Offboarding-Prozess meistern
Erfolgreiches Offboarding sollte gut durchdacht und schrittweise angegangen werden - zur Sicherheit und dem Wohlgefühl des Unternehmens, des Teams und der/des Betroffenen. Folgende Schritte in sollten Sie in jedem Fall einhalten:
- Planen: Ein detaillierter Plan für den Offboarding-Prozess sollte erstellt werden, der den Zeitpunkt des Abschieds, die Aufgaben, die zu erledigen sind und die beteiligten Personen beschreibt. Damit verhindern Sie, dass wichtige Einzelheiten vergessen werden - was zu ungeahnten Kosten führen könnte - und schaffen Transparenz für alle Beteiligten.
- Benachrichtigen: Der Mitarbeiter sollte frühzeitig über den Abschied informiert werden, um ihm Zeit zu geben, sich darauf vorzubereiten. Auch das restliche Team sollte nach und nach, je nach Intensität der Zusammenarbeit über den Weggang in Kenntnis gesetzt werden.
- Informationen sammeln: Im Rahmen des Austrittsgesprächs bietet es sich an, wertvolle Informationen zu sammeln - über die Gründe für den Abschied, die zukünftigen Pläne der Person und Feedback zum Unternehmen. So können Sie wichtige Daten über das eigene Personalmanagement erheben und der betroffenen Person gleichzeitig den Weg für eine mögliche Rückkehr ins Unternehmen ebnen.
- Aufgaben übergeben: Offene Aufgaben des Mitarbeiters sollten an andere Mitarbeiter/-innen übergeben werden, um sicherzustellen, dass der Betrieb des Unternehmens nicht beeinträchtigt wird. Außerdem können Sie so wertvolles Wissen über Abläufe uvm. sicherstellen und erleichtern gleichzeitig auch der nachfolgenden Person das Onboarding.
- Zugriffe entfernen: Der Zugang der betroffenen Person zu vertraulichen Informationen und Systemen sollte entfernt werden - sowohl digital als auch analog. Dabei sollten Sie auch darauf achten, dass sämtliche Hardware wie Diensthandy, Laptop, Schlüssel o.Ä. zurückgegeben wird.
- Verabschieden: Die Mitarbeitenden sollten gebührend verabschiedet werden, um ihnen zu danken und viel Erfolg für die Zukunft zu wünschen. Ein kleines Abschiedsgeschenk kann hier zusätzlich die Wertschätzung des Unternehmens ausdrücken.
Checkliste für ein gelungenes Offboarding
Hier haben wir für Sie nochmal alle relevanten Punkte des Offboardings in einer Checkliste zusammengefasst:
- Austritt früh kommunizieren
- Aufgaben übergeben
- Wissen erhalten
- Zugriffe entziehen
- Verabschiedung planen
- Austrittsgespräch führen
- Finanzielle Ansprüche und Verträge prüfen
- Arbeitszeugnis erstellen und übergeben
- Nachbesetzung planen
- Weiterhin Kontakt pflegen
Offboarding bedeutet auch meistens, dass Stellen frei werden. Unsere Expertinnen und Experten von schnelleStelle.de helfen Ihnen dabei, diese wieder erfolgreich zu besetzen. Je nach Branche und Beruf kann dafür Active Sourcing, Social Recruiting, die Schaltung auf Jobportalen oder gleich ein Mix aus allem der richtige Weg sein. Gemeinsam finden wir eine individuelle Lösung für Ihren Personalbedarf.
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Quellen:
Für Gründer (Hrsg.) o.J., Offboarding: Professionelle Verabschiedung von Mitarbeitern - URL: https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/personal/personalplanung/offboarding/
Haufe (Hrsg.) 2021, Offboarding: Warum auch der letzte Eindruck zählt - URL: https://www.haufe.de/personal/hr-management/offboarding-mitarbeiter-prozess-und-checkliste_80_484420.html
lendis (Hrsg.) o.J., Offboarding-Gespräch – Ein Leitfaden für das Exit-Interview - URL: https://www.lendis.io/ratgeber/employee-lifecycle/offboarding/gespraech/
Mai, Jochen 2023, Offboarding: Leitfaden für den letzten Eindruck + Checkliste - URL: https://karrierebibel.de/offboarding/
Hinweis: Das Team von schnelleStelle.de nutzt mittlerweile in allen HR-Wissen-Beiträgen (Blog, Infoblätter etc.) mehrere Formen des Genderns. Dabei werden die geschlechtsneutrale Form, die Paarform und die Schrägstrich-Form verwendet. Diese Formen wurden gewählt, da sie von der amtlichen Rechtschreibung abgedeckt sind und eine gute Lesbarkeit aufweisen. Die in den Beiträgen gewählten neutralen (z. B. Mitarbeitende) sowie die männlichen und weiblichen Sprachformen (z. B. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) beziehen sich auch auf alle anderen Geschlechter bzw. Geschlechtsidentitäten und diese werden ausdrücklich mitgemeint.
- Linda Brunner
Daniel Paul
Vertrieb