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Digitale Krankmeldung - was ist zu beachten?

Der gelbe Schein ist passé. Seit Beginn des Jahres ersetzt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) den klassischen Papierausdruck, den Arbeitnehmer/-innen im Krankheitsfall dem Arbeitgeber übergeben müssen. Die offizielle Krankmeldung erhält das Unternehmen nun direkt von den gesetzlichen Krankenkassen - was Personalverantwortliche zu einem neuen Vorgehen verpflichtet. Wir zeigen Ihnen, wie der neue Prozess aussehen kann.

Grundsätzlich enthält die eAU dieselben Informationen wie schon der gelbe Schein. Das sind:

  • Name der/des Beschäftigten
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
  • Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung

Diese Informationen können Sie als Personalverantwortliche frühestens am 1. Tag nach der Krankmeldung bei den Krankenkassen über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm abrufen. Diese Zeit braucht die Arztpraxis, um die Daten elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln.



Krankmeldungen erfassen - wie gehen Sie vor?

Auch wenn Sie die Krankschreibung nun nicht mehr direkt von Ihren Mitarbeiter/-innen erhalten, müssen diese Ihnen trotzdem ihr Fehlen im Krankheitsfall melden. Die Anzeige- und Nachweispflicht Ihrer Mitarbeitenden ist nämlich in § 5 EFZG auch gesetzlich geregelt: Spätestens am vierten Tag der Krankheit müssen sich Arbeitnehmer/-innen eine digitale ärztliche Bescheinigung ausstellen lassen. Allerdings haben Arbeitgeber das Recht, diese Bescheinigung schon ab dem ersten Krankheitstag einzufordern.

Die Krankmeldung kann dabei auf unterschiedlichen Wegen dokumentiert werden. Wir zeigen Ihnen zwei mögliche Abläufe:

Beispiel 1 - Zeiterfassungssystem nutzen

  1. Mitarbeitende melden Ihnen als Personalverantwortlichen den Krankheitsfall und wie lange die Krankschreibung dauert. Ob die Meldung schriftlich, persönlich oder telefonisch stattfindet, regeln Sie selbst. Wir empfehlen jedoch die schriftliche Meldung per E-Mail.
  2. Sie tragen die Dauer der Krankschreibung im Zeiterfassungssystem ein - z.B. mit dem Vermerk: krank ohne AU-Bescheinigung. Somit werden alle Betroffenen über die Krankmeldung informiert.
  3. Der Eintrag wird ans Entgeltabrechnungssystem übertragen.
  4. Die Entgeltabrechnung ruft die eAU von den gesetzlichen Krankenkassen ab - dieser Prozess kann bis zu zehn Werktage in Anspruch nehmen.
  5. Die eAU wird an das Zeiterfassungssystem übermittelt und der Vermerk geändert: krank mit AU-Bescheinigung.

Beispiel 2 - Meldung an Entgeltabrechnung

  1. Mitarbeitende melden Ihnen als Personalverantwortlichen den Krankheitsfall und wie lange die Krankschreibung dauert.
  2. Sie informieren die Verantwortlichen der Entgeltabrechnung direkt über die Arbeitsunfähigkeit und teilen es allen Betroffenen mit. 
  3. Die Entgeltabrechnung ruft die eAU von den gesetzlichen Krankenkassen ab.
  4. Die eAU wird ggf. an die Zeiterfassung übermittelt.

Die Ausnahmen von der Regel

Die digitale Krankmeldung hat aber noch ihre Grenzen. Bei technischen Problemen dürfen Arztpraxen den Arbeitnehmer/-innen noch immer Papierscheine für den Arbeitgeber ausdrucken. Es soll aber nicht die Regel sein. In diesen Fällen erhalten Mitarbeiter/-innen generell noch den klassischen gelben Schein:

  • Privat versicherte Beschäftigte
  • Krankheit eines Kindes (diese Bescheinigung ist beim Arbeitgeber wie gehabt NUR als Kopie abzugeben - das Original ist vom Beschäftigten selbst auszufüllen und an die eigene  Krankenkasse zu übersenden - online oder per Post - ansonsten erhält der Beschäftigte kein Kinderkrankengeld)
  • Bescheinigungen über Mutter-Kind-Kur/Vater-Kind-Kur
  • Auslands-AU-Bescheinigungen
  • Minijobber

Sobald Sie den richtigen Prozess für sich und Ihre Mitarbeitenden im Krankheitsfall gefunden haben, ist auch die Herausforderung “eAU” gemeistert. Noch mehr Antworten auf Ihre Fragen finden Sie auf der Website der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.

Falls Sie neue Mitarbeitende suchen, sind die Expertinnen und Experten von schnelleStelle.de Ihre richtigen Ansprechpartner. Wir beantworten Ihnen alle Fragen rund um Recruiting und gehen die Personalsuche mit Ihnen gemeinsam an. Um Ihre Stellenanzeige zu schalten, brauchen Sie in unserem Konfigurator nur ein paar Klicks.




Quellen:

Verbraucherzentrale (Hrsg.) 2023, Digitale Krankschreibung: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung - URL: https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/gesundheit-pflege/digitale-krankschreibung-elektronische-arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung-65488

Die Techniker (Hrsg.) 2023, Online-Daten­abruf der eAU seit 2023 - das Wich­tigste auf einen Blick - URL: https://www.tk.de/firmenkunden/service/fachthemen/jahreswechsel/eau-weg-zur-elektronischen-meldung-2077218?tkcm=ab

Kassenärztliche Bundesvereinigung (Hrsg.) 2023, Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) - URL: https://www.kbv.de/html/e-au.php




Hinweis: Das Team von schnelleStelle.de nutzt mittlerweile in allen HR-Wissen-Beiträgen (Blog, Infoblätter etc.) mehrere Formen des Genderns. Dabei werden die geschlechtsneutrale Form, die Paarform und die Schrägstrich-Form verwendet. Diese Formen wurden gewählt, da sie von der amtlichen Rechtschreibung abgedeckt sind und eine gute Lesbarkeit aufweisen. Die in den Beiträgen gewählten neutralen (z. B. Mitarbeitende) sowie die männlichen und weiblichen Sprachformen (z. B. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) beziehen sich auch auf alle anderen Geschlechter bzw. Geschlechtsidentitäten und diese werden ausdrücklich mitgemeint.

- Linda Brunner

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