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Richtig mit Bewerbern Kontakt aufnehmen
In der heutigen schnelllebigen Welt möchten Bewerberinnen und Bewerber den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich gestalten - Stichwort 1-Klick-Bewerbung. Oftmals senden sie daher nur ihren Namen mit Kontaktdaten und höchstens einer kurzen Nachricht mit - ohne Lebenslauf. Auch viele Online-Bewerbungsformulare - wie auch unser eigenes kostenloses Feature Quick Apply - ermöglichen diese Art der Bewerbung. Viele Personalverantwortliche sehen hier im ersten Moment nur den großen Aufwand, der damit einhergeht. Denn der Lebenslauf ist schließlich ein Muss, um die Qualifikation beurteilen zu können, richtig? Nicht unbedingt. Denn je einfacher es für die/den Bewerber/-in ist, ihr/sein Interesse an Ihrem Job zu zeigen, desto mehr Bewerbungen erhalten Sie.
4 Gründe, warum Sie Kurzbewerbungen eine Chance geben sollten
- Größere Auswahl: Der erste Vorteil liegt auf der Hand. Durch eine größere Anzahl von Bewerbungen erhalten Sie eine breitere Auswahl an potentiellen Kandidat/-innen. Das erhöht natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die richtige Person für die offene Stelle finden.
- Vielseitigkeit: Unterschiedliche Bewerber/-innen bringen unterschiedliche Qualifikationen, Erfahrungen und Perspektiven mit sich. Eine größere Bewerberzahl mit unterschiedlichen Hintergründen ermöglicht es Ihnen, vielseitige Teams aufzubauen, die von unterschiedlichen Fähigkeiten und Blickwinkeln profitieren können. Quereinsteiger/-innen sind oft das Beste, was Ihrem Unternehmen passieren kann.
- Inklusion: Eine offene Bewerbungspraxis, die auch Bewerbungen mit wenigen Daten zulässt, kann dazu beitragen, Barrieren für Bewerber/-innen abzubauen, die möglicherweise Schwierigkeiten haben, umfangreiche Bewerbungsunterlagen einzureichen. Dies fördert die Vielfalt und Inklusion im Bewerbungsprozess.
- Schnelligkeit & Effizienz: Bewerbungen ohne zig Dokumente im Anhang können schnell gesichtet und bewertet werden, was den Bewerbungsprozess beschleunigt und effizienter macht. Dies ermöglicht es Ihnen, zeitnah mit den Kandidat/-innen in Kontakt zu treten und den Prozess voranzutreiben. Damit ist auch die Chance geringer, dass Sie Interessent/-innen an andere Unternehmen verlieren und bestehen damit im War for Talents.
Trotzdem bleibt die klassische Personalarbeit nicht aus. Und hier stellt sich dann die Frage: Wie geht man als Personalverantwortliche/r am besten mit der geringen Datenmenge um?
6 Tipps für die Kontaktaufnahme mit Bewerbern
Die Stellenanzeige ist online und die ersten Bewerbungen trudeln ein. Gratulation - denn auch das ist beim aktuellen Fachkräftemangel nicht selbstverständlich. Jetzt geht es darum, die Bewerber/-innen abzuholen und in der persönlichen Kommunikation herauszufinden, ob die oder der Bewerber/-in zur Stelle passt. Hier sind daher einige Tipps, worauf es bei der Kontaktaufnahme mit Bewerber/innen ankommt:
- Positive Haltung: Gehen Sie grundsätzlich immer mit einer positiven und interessierten Haltung in die Gespräche mit allen Kurz-Bewerber/-innen. Nehmen Sie sich bewusst Zeit, einen Schwung Kontakte zu bearbeiten, mit einer interessierten Haltung, wer wohl hinter den kurzen Angaben stecken könnte. Mit einer positiven, aufgeschlossenen Grundeinstellung finden Sie auch die richtigen Kandidat/-innen.
- Schnelligkeit: Zeit ist entscheidend. Versuchen Sie, so schnell wie möglich auf Bewerbungen zu reagieren, um das Interesse der Bewerberinnen und Bewerber aufrechtzuerhalten. Eine zügige Rückmeldung signalisiert Wertschätzung und Interesse an ihrer Person und gehört bereits zum guten Ton.
- Freundlichkeit: Seien Sie stets höflich und respektvoll im Umgang mit Bewerber/-innen. Eine freundliche und positive Kommunikation schafft eine angenehme Atmosphäre und trägt dazu bei, das Image Ihres Unternehmens zu stärken. Selbst wenn eine Bewerbung nicht den Anforderungen entspricht bzw. im Gespräch klar wird, dass es keine Übereinstimmung gibt, ist es wichtig, dies höflich und konstruktiv zu kommunizieren.
- Informationen sammeln: Auch wenn die Bewerbung nur aus wenigen Daten besteht, versuchen Sie, so viele Informationen wie möglich über die Bewerberin oder den Bewerber zu sammeln. Stellen Sie gezielte Fragen, um mehr über ihre Qualifikationen, Erfahrungen und Motivation zu erfahren. Dies kann durch ein erstes telefonisches Vorstellungsgespräch oder einen kurzen, vorgefertigten Fragebogen erfolgen.
- Offenheit & Transparenz: Geben Sie den Bewerber/-innen alle relevanten Informationen zum Bewerbungsprozess und zur Stelle bekannt. Klären Sie offene Fragen und bieten Sie Unterstützung an, falls nötig. Eine transparente Kommunikation von Beginn an schafft Vertrauen und trägt zur positiven Candidate Experience bei.
- Professionelle Kommunikation: Halten Sie die Kommunikation professionell und klar. Formulieren Sie Ihre Nachrichten präzise und vermeiden Sie jegliche Missverständnisse. Achten Sie auch auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik, um einen seriösen Eindruck zu hinterlassen.
- Flexibilität: Seien Sie flexibel und passen Sie sich den Bedürfnissen der Bewerber/-innen an. Bieten Sie verschiedene Kommunikationskanäle an und gehen Sie auf individuelle Wünsche ein. Ein persönlicher Ansatz, der auf die jeweiligen Bedürfnisse der Bewerber/-innen eingeht, wird sehr wertgeschätzt und kann dazu beitragen, eine positive Beziehung aufzubauen. Die oft auch den Ausschlag geben kann.
Indem Sie diese Tipps beherzigen, können Sie sicherstellen, dass die Kontaktaufnahme mit Bewerber/-innen für beide Seiten effektiv und positiv verläuft. So schaffen Sie eine gute Basis für einen erfolgreichen Bewerbungsprozess, der im besten Fall zu einem neuen Teammitglied führt. Und selbst wenn es nicht passt, stärken Sie so das Image Ihres Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber.
Vor der Kontaktaufnahme steht selbstverständlich die Stellenschaltung. Um möglichst viele qualitative Bewerbungen zu erhalten, brauchen Sie den passenden Recruiting-Mix für Ihre Stelle.. Dank Ihrem persönlichen Dashboard sehen Sie bei schnelleStelle.de auch jederzeit die Performance Ihrer Schaltung ebenso wie alle Bewerbungen, die Sie erhalten. Melden Sie sich jetzt an! Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen außerdem jederzeit persönlich zur Seite.
Zur Beratung
Quellen:
Appelgrün, Magdalena 2024, Recruiting: Korrespondenz mit Bewerbern - URL: https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/recruiting-korrespondenz-mit-bewerbern_idesk_PI42323_HI635261.html
crosswater Job Guide (Hrsg.) 2024, Persönlicher Kontakt zu Bewerbern immer wichtiger im Recruiting - URL: https://crosswater-job-guide.com/archives/72483/persoenlicher-kontakt-zu-bewerbern-immer-wichtiger-im-recruiting/
Niewöhner, Sebastian 2020, Bewerber-Kommunikation: Do´s and Dont´s - URL: https://de.linkedin.com/pulse/bewerber-kommunikation-dos-donts-sebastian-niew%C3%B6hner
Hinweis: Das Team von schnelleStelle.de nutzt mittlerweile in allen HR-Wissen-Beiträgen (Blog, Infoblätter etc.) mehrere Formen des Genderns. Dabei werden die geschlechtsneutrale Form, die Paarform und die Schrägstrich-Form verwendet. Diese Formen wurden gewählt, da sie von der amtlichen Rechtschreibung abgedeckt sind und eine gute Lesbarkeit aufweisen. Die in den Beiträgen gewählten neutralen (z. B. Mitarbeitende) sowie die männlichen und weiblichen Sprachformen (z. B. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) beziehen sich auch auf alle anderen Geschlechter bzw. Geschlechtsidentitäten und diese werden ausdrücklich mitgemeint.
- Linda Brunner
Daniel Paul
Vertrieb