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HR-Chatbots effektiv nutzen
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HR-Chatbots effektiv nutzen

In der heutigen digitalen Ära verändern sich die Methoden der Personalbeschaffung rapide. Eine aufstrebende Technologie, die dabei an Bedeutung gewinnt, sind Chatbots - quasi virtuelle Roboter, mit denen Sie sich ganz natürlich unterhalten können. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten und die Candidate Experience zu verbessern. Sie als Personalverantwortliche/r können dabei sowohl Zeit als auch Kosten sparen - wenn Sie die Künstliche Intelligenz richtig einsetzen. 

Anwendungsbereiche von HR Chatbots


Chatbots finden in verschiedensten Bereichen des Personalwesens Anwendung, nicht nur im Recruiting. Sie können bei Bedarf vielfältige Aufgaben übernehmen, um den gesamten Recruiting-Prozess zu optimieren und Ihnen viele manuelle Arbeitsschritte abzunehmen. Hier sind einige Bereiche, in denen Chatbots effektiv eingesetzt werden können:
  • Bewerbung: Bereits beim ersten Schritt, der eigentlichen Bewerbung, können Chatbots behilflich sein. Express-Bewerbungen wie unser Social Media TalentFilter, wo ein KI-gestützter Chatbot bei Bedarf bestimmte Informationen zur Stellenanzeige gibt bzw. Bewerberfragen stellt, um grundlegende Qualifikationen zu sammeln, sind Beispiele für konkrete Anwendungsfälle. Dies kann dazu beitragen, die Anzahl der Bewerber/-innen zu filtern und gleichzeitig die Bewerbererfahrung durch die Interaktion verbessern.
  • Terminvereinbarungen: Chatbots können auch automatisch Terminvereinbarungen für Vorstellungsgespräche koordinieren, indem sie mit Bewerber/-innen kommunizieren und freie Zeitfenster in Ihrem Kalender abgleichen.
  • FAQs: Häufig gestellte Fragen von Bewerber/-innen zu beantworten, wie zum Beispiel zu Unternehmensleistungen, Arbeitsbedingungen oder dem Bewerbungsprozess, ist ebenfalls ein gängiges Szenario. Sie bieten dabei auch allgemeine Informationen über offene Stellen und das Unternehmen an.
  • Onboarding: Nach erfolgreicher Einstellung können Chatbots den Onboarding-Prozess unterstützen, indem sie neuen Mitarbeiter/-innen wichtige Informationen bereitstellen, Schulungsmaterialien teilen und aufkommende Fragen zum Unternehmen beantworten.
  • Mitarbeiterengagement: Chatbots können dazu beitragen, das Mitarbeiterengagement zu steigern, indem sie regelmäßig mit Mitarbeiter/-innen interagieren, Feedback einholen, Mitarbeiterumfragen durchführen und Informationen zu internen Veranstaltungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten bereitstellen.
  • Performance-Management: Sie können sogar Mitarbeitende bei der Selbstbewertung unterstützen, Zielvereinbarungen verwalten und Leistungsbewertungen durchführen, indem sie zum Beispiel Erinnerungen senden und Feedback von Vorgesetzten einholen.
  • HR-Service: Chatbots dienen auch als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter/-innen, die Hilfe bei HR-bezogenen Fragen benötigen, wie etwa zu Urlaubsanträgen, Krankenversicherung oder Gehaltsabrechnungen.

Die Vorteile von Chatbots

  • Skalierbarkeit: Chatbots können bei Bedarf eine große Anzahl von Bewerber/-innen gleichzeitig bedienen, ohne an Effizienz zu verlieren.
  • Konsistenz: Sie stellen sicher, dass alle Bewerber/-innen die gleichen Informationen erhalten und keine Anfrage unbeantwortet bleibt.
  • Verfügbarkeit: Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar, was Bewerber/-innen Flexibilität bietet und die Antwortzeiten verkürzt.
  • Datenanalyse: Die KI kann Daten sammeln und analysieren, um Einblicke in den Recruiting-Prozess zu gewinnen und diesen kontinuierlich zu verbessern.

Die Nachteile von Chatbots

  • Fehlende Emotionalität: Chatbots können menschliche Interaktionen (noch) nicht vollständig ersetzen, insbesondere in sensiblen Gesprächssituationen.
  • Begrenzte Komplexität: Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, komplexe Fragen oder Anfragen angemessen zu behandeln.
  • Technische Fehler: Chatbots können fehlerhaft reagieren oder unzureichende Antworten geben, wenn sie nicht ordnungsgemäß trainiert oder gewartet werden.
Natürlich müssen Sie für Ihr Unternehmen individuell entscheiden, ob Chatbots in den verschiedenen Bereichen ein Gewinn für Sie sein können. Sollten Sie sich dafür entscheiden, beherzigen Sie am besten die folgenden Tipps, um gerade beim wichtigen Thema Recruiting optimale Ergebnisse zu erzielen.

5 Tipps zur Integration von Chatbots im Recruiting

  • Klare Ziele definieren: Bestimmen Sie genau, welche Aufgaben der Chatbot übernehmen soll und welche Ziele damit verfolgt werden. So stellen Sie sicher, dass der Bot auch genau das tut, wofür Sie ihn brauchen bzw. vermeiden Enttäuschen, wenn der Chatbot nicht das erreicht, was er sollte.
  • Personalisierung ermöglichen: Gestalten Sie die Interaktionen des Chatbots so, dass sie auf die Bedürfnisse und Vorlieben der Bewerber/-innen zugeschnitten sind. Das gibt den Bewerber/-innen das Gefühl, verstanden zu werden und verringert die Abbruchquote. 
  • Kontinuierliches Training: Aktualisieren und verbessern Sie regelmäßig die Fähigkeiten und das Wissen des Chatbots, um sicherzustellen, dass er effektiv arbeitet. Vor allem bei komplexen Aufgaben.
  • Menschliche Unterstützung bieten: Das schließt an den vorigen Punkt an: Stellen Sie gerade bei komplexen Sachverhalten sicher, dass Bewerber/-innen die Möglichkeit haben, bei Bedarf mit einem menschlichen Ansprechpartner zu interagieren.
  • Feedback einholen: Bitten Sie Bewerber/-innen auch immer um Feedback zur Chatbot-Erfahrung, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und den Chatbot Schritt für Schritt zu optimieren.
Mit diesen Tipps sind Sie bestens vorbereitet, einen Schritt weiter Richtung Automatisierung nicht nur im Recruiting, sondern im gesamten HR-Bereich zu gehen und sich damit im besten Falle viel Zeit & Kosten zu sparen. 

Wenn die Idee von Chatbots und Expressbewerbung Sie überzeugt hat, haben wir die richtige Lösung für Ihr Recruiting: Unser Social Media TalentFilter vereint die Kraft von passenden Social Media Kanälen für die Ansprache der richtigen Kandidat/-innen in deren Freizeit mit der einzigartigen Bewerbererfahrung der Chat-Bewerbung. Interaktiv & blitzschnell können sich Interessierte so bei Ihnen bewerben. Dank inkludierter Bewerberverwaltung in meine.schnelleStelle.de erhalten Sie alle Bewerbungen in Echtzeit an zentraler Stelle. Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gerne jederzeit dazu. 





Quellen:

Brandmonks (Hrsg.) 2024, Chatbots im Recruiting einsetzen – Ideen & Beispiele - URL: https://brandmonks.de/blog/chatbots-recruiting-beispiele/

openPR (Hrsg.) 2024, Einsatz von HR-Chatbots: mehr als Recruiting - URL: https://www.openpr.de/news/1261605/Einsatz-von-HR-Chatbots-mehr-als-Recruiting.html

Seithel, Iris 2022, Strohfeuer oder langfristiger Erfolg? - URL: https://www.hr-heute.com/magazin/chatbots-im-recruiting



Hinweis: Das Team von schnelleStelle.de nutzt mittlerweile in allen HR-Wissen-Beiträgen (Blog, Infoblätter etc.) mehrere Formen des Genderns. Dabei werden die geschlechtsneutrale Form, die Paarform und die Schrägstrich-Form verwendet. Diese Formen wurden gewählt, da sie von der amtlichen Rechtschreibung abgedeckt sind und eine gute Lesbarkeit aufweisen. Die in den Beiträgen gewählten neutralen (z. B. Mitarbeitende) sowie die männlichen und weiblichen Sprachformen (z. B. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) beziehen sich auch auf alle anderen Geschlechter bzw. Geschlechtsidentitäten und diese werden ausdrücklich mitgemeint.

- Linda Brunner

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