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Anwendungsbereiche von HR Chatbots

• Bewerbung: Bereits beim ersten Schritt, der eigentlichen Bewerbung, können Chatbots behilflich sein. Express-Bewerbungen wie unser Social Media TalentFilter, wo ein KI-gestützter Chatbot bei Bedarf bestimmte Informationen zur Stellenanzeige gibt bzw. Bewerberfragen stellt, um grundlegende Qualifikationen zu sammeln, sind Beispiele für konkrete Anwendungsfälle. Dies kann dazu beitragen, die Anzahl der Bewerber/-innen zu filtern und gleichzeitig die Bewerbererfahrung durch die Interaktion verbessern.
• Terminvereinbarungen: Chatbots können auch automatisch Terminvereinbarungen für Vorstellungsgespräche koordinieren, indem sie mit Bewerber/-innen kommunizieren und freie Zeitfenster in Ihrem Kalender abgleichen.
• FAQs: Häufig gestellte Fragen von Bewerber/-innen zu beantworten, wie zum Beispiel zu Unternehmensleistungen, Arbeitsbedingungen oder dem Bewerbungsprozess, ist ebenfalls ein gängiges Szenario. Sie bieten dabei auch allgemeine Informationen über offene Stellen und das Unternehmen an.
• Onboarding: Nach erfolgreicher Einstellung können Chatbots den Onboarding-Prozess unterstützen, indem sie neuen Mitarbeiter/-innen wichtige Informationen bereitstellen, Schulungsmaterialien teilen und aufkommende Fragen zum Unternehmen beantworten.
• Mitarbeiterengagement: Chatbots können dazu beitragen, das Mitarbeiterengagement zu steigern, indem sie regelmäßig mit Mitarbeiter/-innen interagieren, Feedback einholen, Mitarbeiterumfragen durchführen und Informationen zu internen Veranstaltungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten bereitstellen.
• Performance-Management: Sie können sogar Mitarbeitende bei der Selbstbewertung unterstützen, Zielvereinbarungen verwalten und Leistungsbewertungen durchführen, indem sie zum Beispiel Erinnerungen senden und Feedback von Vorgesetzten einholen.
• HR-Service: Chatbots dienen auch als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter/-innen, die Hilfe bei HR-bezogenen Fragen benötigen, wie etwa zu Urlaubsanträgen, Krankenversicherung oder Gehaltsabrechnungen.

Die Vorteile von Chatbots

• Skalierbarkeit: Chatbots können bei Bedarf eine große Anzahl von Bewerber/-innen gleichzeitig bedienen, ohne an Effizienz zu verlieren.
• Konsistenz: Sie stellen sicher, dass alle Bewerber/-innen die gleichen Informationen erhalten und keine Anfrage unbeantwortet bleibt.
• Verfügbarkeit: Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar, was Bewerber/-innen Flexibilität bietet und die Antwortzeiten verkürzt.
• Datenanalyse: Die KI kann Daten sammeln und analysieren, um Einblicke in den Recruiting-Prozess zu gewinnen und diesen kontinuierlich zu verbessern.

Die Nachteile von Chatbots

• Fehlende Emotionalität: Chatbots können menschliche Interaktionen (noch) nicht vollständig ersetzen, insbesondere in sensiblen Gesprächssituationen.
• Begrenzte Komplexität: Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, komplexe Fragen oder Anfragen angemessen zu behandeln.
• Technische Fehler: Chatbots können fehlerhaft reagieren oder unzureichende Antworten geben, wenn sie nicht ordnungsgemäß trainiert oder gewartet werden.

5 Tipps zur Integration von Chatbots im Recruiting

• Klare Ziele definieren: Bestimmen Sie genau, welche Aufgaben der Chatbot übernehmen soll und welche Ziele damit verfolgt werden. So stellen Sie sicher, dass der Bot auch genau das tut, wofür Sie ihn brauchen bzw. vermeiden Enttäuschen, wenn der Chatbot nicht das erreicht, was er sollte.
• Personalisierung ermöglichen: Gestalten Sie die Interaktionen des Chatbots so, dass sie auf die Bedürfnisse und Vorlieben der Bewerber/-innen zugeschnitten sind. Das gibt den Bewerber/-innen das Gefühl, verstanden zu werden und verringert die Abbruchquote. 
• Kontinuierliches Training: Aktualisieren und verbessern Sie regelmäßig die Fähigkeiten und das Wissen des Chatbots, um sicherzustellen, dass er effektiv arbeitet. Vor allem bei komplexen Aufgaben.
• Menschliche Unterstützung bieten: Das schließt an den vorigen Punkt an: Stellen Sie gerade bei komplexen Sachverhalten sicher, dass Bewerber/-innen die Möglichkeit haben, bei Bedarf mit einem menschlichen Ansprechpartner zu interagieren.
• Feedback einholen: Bitten Sie Bewerber/-innen auch immer um Feedback zur Chatbot-Erfahrung, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und den Chatbot Schritt für Schritt zu optimieren.