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Onboarding - die ersten Schritte im Unternehmen
Sie haben Ihre Stelle erfolgreich besetzt? Gratulation! Jetzt gilt es, die neuen Mitarbeiter/-innen gebührend im Unternehmen willkommen zu heißen und ihnen den Einstieg zu erleichtern. Denn eine gute Einarbeitung von neuen Mitarbeiter/-innen ist essentieller Bestandteil eines guten Personalmanagements. Das Onboarding umfasst den gesamten Prozess der Eingliederung von neuem Personal in ein Unternehmen - ein entscheidender erster Schritt, um sicherzustellen, dass diese effektiv und glücklich arbeiten können. Leider scheiden nämlich rund 20 Prozent bereits in den ersten 45 Tagen nach ihrem Eintritt freiwillig wieder aus dem Unternehmen aus. Um das zu verhindern, werfen wir einen genaueren Blick auf den Onboarding-Prozess und geben Tipps, wie Sie Ihre neuen Mitarbeiter/-innen erfolgreich einarbeiten können.
Was ist Onboarding?
Onboarding ist der Prozess, bei dem neue Mitarbeiter/-innen in ein Unternehmen integriert werden. Es ist ein essentieller Bestandteil des Personalmanagements und sollte nicht unterschätzt werden. Immerhin bleiben 69% der Mitarbeitenden 3 Jahre lang im Unternehmen, wenn sie ein “gutes Onboarding-Erlebnis” gemacht haben. Onboarding beginnt dabei schon bei der Einstellung bis zur vollständigen Einarbeitung in das Unternehmen. Was bedeutet, dass Onboarding nicht in einer Woche mit einem kurzen “Herzlich Willkommen" erledigt ist.
Das oberste Ziel von Onboarding ist es, neue Leute so schnell und effektiv wie möglich produktiv zu machen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter/-innen in ihrer Rolle erfolgreich sind und sich mit dem Unternehmen und seinen Werten identifizieren. Und produktiv ist nur jemand, der auch zufrieden ist und sich wohlfühlt.
Warum ist Onboarding wichtig?
Eine gute Einarbeitung von neuen Teammitgliedern ist für Sie aus mehreren Gründen wichtig:
- Produktivität: Eine gute Einarbeitung hilft neuem Personal, schneller produktiv zu werden und effektiver zu arbeiten - es steigert die Produktivität sogar nachweislich um 50%.
- Mitarbeiterbindung: Erfolgreiches Onboarding fördert auch die Bindung an und das Engagement für das Unternehmen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie längerfristig im Unternehmen bleiben.
- Kosten: Läuft das Einarbeiten schlecht, kann das zu höheren Kosten führen. Mitarbeitende brauchen unter Umständen länger, um produktiv zu werden oder verlassen das Unternehmen im schlimmsten Fall ganz. Das führt auf jeden Fall zu Kosten für einen erneuten Recruiting-Prozess, der nicht nötig wäre.
Wie sieht ein erfolgreicher Onboarding-Prozess aus?
Wichtig ist zuerst, dass sich niemand überfordert fühlt oder alleingelassen wird. Deshalb sollten Sie sich intensiv mit dem Onboarding befassen und eine standardisierte Vorgehensweise etablieren, die dann individuell auf das neue Unternehmensmitglied zugeschnitten werden kann. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess kann deshalb in folgende Schritte unterteilt werden:
1. Vorbereitung
Beginnen Sie den Onboarding-Prozess unbedingt vor dem offiziellen Start im Unternehmen. Dies kann durch den Versand von Unterlagen und Informationen über das Unternehmen, das Team und die Arbeitsaufgaben erfolgen. Bedenken Sie dabei auch die Fragen, die sich Neulinge stellen: Wo muss ich wann hin? Was ziehe ich an? Was passiert heute genau? Auch auf Ihrer Seite sollte alles für die Ankunft bereit sein z.B. Equipment, Zugriffsrechte, Vertragliches und idealerweise ein passendes Willkommensgeschenk.
2. Empfang
Der erste Arbeitstag: Stellen Sie sicher, dass der Empfang des neuen Mitarbeiters am ersten Arbeitstag freundlich und professionell ist. Viele haben eine bestimmte Vorstellung davon, wie der erste Tag abläuft und sollten keinesfalls enttäuscht werden. Eine Führung durch das Unternehmen ist immer ein guter Start. Und stellen Sie sie oder ihn den Kolleg/-innen vor - auch dieses Kennenlernen können Sie bereits vorab mit Ihren Mitarbeiter/-innen und den Vorgesetzten klären und organisieren. In diesem Zuge ist es auch ratsam, der neuen Arbeitskraft eine/n Mentor/-in zur Seite zu stellen, die oder der als Ansprechpartner zur Verfügung steht.
3. Einarbeitung
Machen Sie sich einen genauen Plan für die Einarbeitungszeit. Vor allem die ersten 4 Wochen sollten gut vorbereitet sein. Teilen Sie den Prozess in verschiedene Schritte auf, die dabei helfen, das Unternehmen, die Produkte, die Arbeitsabläufe, die Systeme und das Team kennenzulernen. Transparenz ist hier entscheidend. Binden Sie auch das neue Teammitglied in den Plan ein und schaffen so klare Erwartungen und Ziele für die ersten Wochen und Monate im Unternehmen.
4. Feedback
Bieten Sie von sich aus regelmäßiges Feedback zu den Fortschritten an. Vereinbaren Sie dafür auch unbedingt persönliche Face-to-Face-Gespräche, damit sich die/der neue Mitarbeiter/-in ernst genommen fühlt. Da können sie dann offen und ehrlich über Erwartungen und deren Erfüllung reden - auf beiden Seiten. Lassen Sie sich auch Feedback zum Onboarding selbst geben. Was lief gut, was weniger gut? Auch wenn Sie bereits einen standardisierten Onboarding-Prozess haben: Es gibt immer etwas zu verbessern.
5. Integration
Integrieren Sie die/den neue/n Mitarbeiter/-in in das Team und das Unternehmen. Geben Sie ihr oder ihm die Möglichkeit, an Projekten und Aktivitäten teilzunehmen und fördern Sie den Austausch mit Kolleg/-innen. Angefangen beim gemeinsamen Mittagessen - denn wer will schon im neuen Job ganz allein Pause machen? Gerade zu Beginn ist es auch noch schwierig, sich alle Namen und Gesichter zu merken. Eine Fotowand (on- oder offline) mit Name und Position kann hier sehr hilfreich sein.
3 Erfolgsfaktoren für Ihr Onboarding
- Persönlich gestalten: Achten Sie im Verlauf des Onboardings auch darauf, nicht nur auf Aufgaben und das Unternehmen einzugehen, sondern auch persönlich zu sein und Ihrerseits Fragen zu den Erwartungen des neuen Teammitglieds zu stellen. Individuell auf die Wünsche und Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters einzugehen, ist ein klares Erfolgsrezept für ein loyales, zufriedenes Arbeitsverhältnis.
- Belohnen und anerkennen: Gerade zu Beginn ist es wichtig, nicht zu streng mit neuen Angestellten zu sein. Im Gegenteil, diese müssen sich erst in einer unbekannten Umgebung zurechtfinden und können nicht sofort Berge versetzen. Mit kleinen Aufgaben schaffen Sie bei neuen Mitarbeiter/-innen schnell ein Erfolgserlebnis, das sie auch anerkennen sollten. Das kann schon beim Einrichten einer E-Mail-Signatur oder der Vorstellung gegenüber dem Team im unternehmenseigenen Intranet beginnen. Das hilft Neulingen dabei, anzukommen und sich wertgeschätzt zu fühlen.
- Hilfe anbieten: Einfach da sein - das ist bereits von unschätzbarem Wert. Sie sollten neuen Mitarbeiter/-innen immer das Gefühl vermitteln, dass Sie über alles mit Ihnen reden können und immer für Sie erreichbar sind. Ein offenes Ohr für Anliegen und Probleme zu haben, nimmt neuen Teammitgliedern eine große Last von den Schultern. Und hilft Ihnen dabei, über die Situation Ihrer Leute Bescheid zu wissen und gegebenenfalls handeln zu können.
Zu einem guten Onboarding gehört also mehr dazu, als die Begrüßung und Zuweisung von Aufgaben. Stellen Sie sicher, dass der Onboarding-Prozess auf Ihr Unternehmen, die Stelle und die/den Mitarbeiter/-in abgestimmt ist, dann steht einem erfolgreichen Arbeitsverhältnis nichts im Wege.
Eng verknüpft mit einem erfolgreichen Onboarding ist auch das richtige Offboarding. Es ist schade, wenn Mitarbeiter/-innen das Unternehmen verlassen, aber auch dieser Prozess sollte begleitet und optimiert werden. Wie das geht, lesen Sie hier.
Eng verknüpft mit einem erfolgreichen Onboarding ist auch das richtige Offboarding. Es ist schade, wenn Mitarbeiter/-innen das Unternehmen verlassen, aber auch dieser Prozess sollte begleitet und optimiert werden. Wie das geht, lesen Sie hier.
Der Onboarding-Prozess kann aber noch so gut sein, wenn das Recruiting nicht passt. Da können unsere Expertinnen und Experten von schnelleStelle.de Ihnen weiterhelfen und wertvolle Tipps geben, damit Sie mit Ihrer Stellenanzeige die passenden Kandidat/-innen erreichen. Über unseren Online-Konfigurator können Sie sich auch selbst Ihre gewünschte Recruiting-Kombination zusammenstellen.
Quellen:
Personio (Hrsg.) 2023, Onboarding: die Checkliste für den optimalen Prozess - URL: https://www.personio.de/hr-lexikon/onboarding/
Hannig, Daniel 2023, 5 Tipps für den optimalen Onboarding-Prozess - URL: https://www.honestly.de/blog/onboarding-prozess-tipps/
Gitnux (Hrsg.) 2023, Mitarbeiter-Onboarding-Statistiken, die du in 2023 kennen musst - URL: https://blog.gitnux.com/de/mitarbeiter-onboarding-statistiken/#:~:text=Mitarbeiter%2DOnboarding%2DStatistiken%3A%20Allgemeine,ersten%20Jahres%20eines%20neuen%20Mitarbeiters.
Hinweis: Das Team von schnelleStelle.de nutzt mittlerweile in allen HR-Wissen-Beiträgen (Blog, Infoblätter etc.) mehrere Formen des Genderns. Dabei werden die geschlechtsneutrale Form, die Paarform und die Schrägstrich-Form verwendet. Diese Formen wurden gewählt, da sie von der amtlichen Rechtschreibung abgedeckt sind und eine gute Lesbarkeit aufweisen. Die in den Beiträgen gewählten neutralen (z. B. Mitarbeitende) sowie die männlichen und weiblichen Sprachformen (z. B. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) beziehen sich auch auf alle anderen Geschlechter bzw. Geschlechtsidentitäten und diese werden ausdrücklich mitgemeint.
- Linda Brunner
